L’énigme du mail fantôme

La messagerie électronique se démocratise de plus en plus dans les entreprises mais souvent un problème se pose: 
comment passer d’une adresse email unique vu depuis une seule machine ou avec un seul compte utilisateur à une messagerie efficace et partagée par tous les collaborateurs?

Diverses configurations plus ou moins exotiques et compliqués sont mise en place et cherchent à répondre aux problématiques suivantes:

1- Conserver l’adresse email historique de l’entreprise 
2- La rendre consultable par plusieurs utilisateurs 
3- Le système doit rester simples pour les utilisateurs (et donc pas cher)

Un autre point arrive inévitablement, mais un peu plus tard: comment éviter les problèmes de traitements et de transmissions des informations (redondance, suppression, mise à jour, etc.)

Une solution fréquemment retenue est de faire « poper » la boite historique par tous les postes en laissant une copie des mails sur le serveur. Les mails sont alors effacés du serveur soit au bout d’un certain temps soit par une machine particulière.

Cette solution est techniquement tout à fait viable mais ne résiste pas longtemps aux contraintes d’exploitation des entreprises.

Rapidement, certains mails sont lus plusieurs fois, d’autres ignorés et plus troublant,  certains messages supprimés réapparaissent comme par magie.

Une solution simple est de transformer cette fameuse adresse historique en liste de distribution vers les adresses de chacun des collaborateurs.

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