Pour répondre à la question précédente (« Comment savoir la garantie qu’un mail a été lu?), je vous propose de découvrir un premier service de travail collaboratif en ligne box.net, et son utilisation pour tracer des échanges de documents.
Ce service est très simple et sa traduction en français est « presque » complète
Dans mon exemple, je veux transmettre un fichier PDF à un tiers sans risque qu’il accède à mes autres documents partagés et sans que mes autres contacts ne soient avisés de cet échange.
Je commence par créer un dossier spécifique et je le partage qu’avec ce contact
Mon contact reçoit alors un premier mail que je l’invite à participer à ce dossier. Je peux ici autoriser mon « invité » en lecture seule ou pas. Il doit alors accepter cette invitation, s’il n’a pas encore de compte, il pourra alors en créer un.
En attendant son accord, je télécharge mon fichier dans ce dossier avec la fonction « Uploader ».
On va pouvoir activer le partage en cliquant simplement sur « partager »
La plateforme va alors envoyé un email à mon collaborateur (et à moi-même) l’informant de la présence de ce nouveau fichier. Il pourra alors y accéder, le commenter, …
Mais plus intéressant pour nous, dès qu’il aura téléchargé ce fichier nous recevrons un mail de confirmation. Cette information se retrouve aussi sur notre tableau de bord en ligne
C’est une utilisation un peu détournée du produit mais c’est plutôt simple et efficace. Je vous laisse découvrir les autres fonctionnalités par vous même mais sachez qu’il est possible d’inclure des signatures numériques.
J’avais listé les principales fonctions attendues
1- disponibilité et intégrité des données échangés -> ici c’est au moins aussi garanti qu’avec un simple mail…
2- confidentialité des échanges -> les autres « collaborateurs » ne voient rien de cet échange, la garantie est au moins égale à celle d’un échange par mail.
3- La date d’émission comme de réception sont incontestables -> le système envoi automatiquement des mails sans action de l’utilisateur et quelques soient les réglages de sa messagerie. C’est donc bien supérieur aux mails
4- L’accès aux données est protégé -> la protection par mot de passe n’est pas beaucoup plus sécurisée que celle des mails. Les échanges ne sont pas chiffrés que pour un abonnement professionnel (et payant)
Dans la mesure ou le destinataire doit faire la démarche d’aller télécharger le document, il ne peut pas contester la réception.
Bien sûr, vous ne pourrez plus le « forcer » à recevoir quelque chose contre sa volonté. Mais, est-ce vraiment un problème ?
Par les temps imbéciles qui courent, un dernier rappel s’impose pour vos échanges de fichiers: